Automatización
Circuito comercial: de siete sistemas a uno
Automatización del recorrido completo desde el presupuesto hasta el alta del cliente, con una única introducción de datos.
Herramientas
- Bitrix24
- Automatizaciones del CRM
- Integraciones vía API
Ilustrado con datos ficticios. Proyecto real. Las capturas y ejemplos usan datos ficticios: no se muestran datos de clientes ni cifras de negocio.
Situación
En una asesoría con cuatro oficinas y más de 500 clientes, dar de alta a un cliente nuevo obligaba a introducir los mismos datos en siete sistemas distintos. Cada copia manual era una oportunidad de error, y las discrepancias entre sistemas aparecían después, en facturación o en la gestión del expediente.
Solución
Diseñé y puse en producción un proceso automatizado en el CRM que encadena presupuesto, envío y alta. Los datos del cliente y los servicios acordados se recogen una sola vez; con la devolución del presupuesto firmado, el proceso da de alta al cliente en el CRM, los ERP contable, laboral y de facturación, el gestor documental, Mailchimp y la hoja de control, sin que nadie tenga que volver a teclearlos.
Resultado
Los datos pasaron de introducirse en siete sistemas a uno solo. El tiempo de alta se redujo drásticamente y desaparecieron las discrepancias entre sistemas.
Cómo funciona
Datos del cliente
Se recogen una sola vez, al inicio del circuito.
Presupuesto
Con los servicios y los importes acordados.
Envío al cliente
Presupuesto firmado
La devolución firmada pone en marcha todas las altas.
Altas automáticas en siete sistemas
CRM, ERP contable, laboral y de facturación, gestor documental, Mailchimp y hoja de control.
Cliente activo
Un único punto de entrada de datos en lugar de siete.
Demo
Recrea el circuito real con datos, sociedades e importes ficticios: una sola introducción de datos y altas automáticas en los siete sistemas.
Rellena los datos una sola vez, envía el presupuesto y, cuando vuelva firmado, mira cómo llegan solos a los siete sistemas.
Datos e importes ficticios- Datos y presupuesto
- Envío
- Firma
- Altas automáticas
Presupuesto
Importe ficticioConservas Ejemplo, S.L.
administracion@conservas-ejemplo.example · +34 600 000 000
- Contabilidad y fiscal150 €
- Laboral (nóminas) · 4 nóminas48 €
Cuota mensual198 € / mes
Altas en los sistemas
Con el presupuesto firmado, el proceso hace las altas sin volver a teclear nada:
CRM
PendienteERP contable
PendienteERP laboral
PendienteERP de facturación
PendienteGestor documental
PendienteMailchimp
PendienteHoja de control
Pendiente
Recreación del proceso con empresas, personas, contactos, sociedades, consultores e importes ficticios. La hoja de control era el Excel de seguimiento que se usaba antes de crear el cuadro de mando de Dirección.